SpraakLab maakt gebruik van in-house ontwikkelde spraaktechnologie. Deze technologie wordt op maat ingezet voor onze klanten. In deze privacy verklaring lichten we toe hoe wij omgaan met uw gegevens, waarom wij dit doen en welke rechten u heeft als wij uw gegevens verwerken.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Bij SpraakLab verwerken wij uw gegevens wanneer u gebruik maakt van onze producten om onder andere:

• Te bepalen wie er spreekt in uw audiovisuele data;
• Te bepalen wat er gezegd is in uw audiovisuele data;
• Een automatisch verslag op basis van uw audiovisuele data te genereren.

Ook verwerken wij uw gegevens voor het verbeteren van uw systeem, wanneer u daarvoor expliciet gegevens aanlevert, zoals:

• Woordenlijsten;
• Audio met handmatige transcriptie;
• Tekstuele data.

Welke gegevens verwerken wij?

Bij SpraakLab verwerken wij de volgende gegevens:

• Algemene persoonsgegevens: Naam, e-mailadres, adres (zakelijk en/of privé), woonplaats, telefoonnummer(s);
• Functie en/of beroep;
• Bedrijf en/of organisatie;
• Audiomateriaal;
• Data gerelateerd aan het bezoek van onze website, zoals IP-adres, browsertype, locatiegegevens en de duur van uw bezoek;
• Enige andere persoonsgegevens of informatie die u ons verstrekt of die we verkrijgen in verband met de genoemde doeleinden en gronden.

We verzamelen deze informatie en gegevens omdat u deze aan ons verstrekt of omdat u hiervoor toestemming aan ons geeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer:

• U een overeenkomst met ons aangaat;
• U deze gegevens vrijwillig aan ons verstrekt;
• U onze cookiemelding accepteert.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

We verwerken persoonsgegevens om onze activiteiten zo goed mogelijk te kunnen doen en onze spraakherkenning te ontwikkelen. Dit is in overeenstemming met de geldende wettelijke verplichtingen. De persoonsgegevens die wij van u verzamelen gebruiken wij uitsluitend voor de doeleinden die zijn beschreven in deze Privacyverklaring, tenzij wij voor andere doeleinden op voorhand van u expliciete toestemming hebben verkregen.

De doelen van gegevensverwerking zijn onder andere:

• Gebruiken van product en diensten;
• Optimaliseren van product, waaronder:
  • Het optimaliseren van onze spraakherkenning, wanneer expliciet afgesproken;
  • Het optimaliseren van onze dienstverlening;
• Relatiebeheer, waaronder:
  • Het onderhouden van relaties;
  • Het doen van aanbiedingen;
  • Het doen van mededelingen via de post, mails en/of nieuwsbrieven;
  • Marketingdoeleinden en ondernemingsactiviteiten;
  • U e-mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Om te voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van een of meer van de volgende gronden:

• Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst;
• Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen;
• Noodzakelijk voor het nakomen van juridische en wettelijke verplichtingen;
• Toestemming (indien vereist).

De verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens

Binnen de diensten en producten van SpraakLab is de klant vaak als verwerkingsverantwoordelijke aan te merken. SpraakLab treedt dan op als verwerker.

Binnen SpraakLab hebben alleen medewerkers die de (persoons)gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van SpraakLab.

Als we derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen we dit alleen als we zeker weten dat die derde de gegevens gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze SpraakLab Privacyverklaring.

Uw gegevens worden alleen door ons en eventuele derden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Voor de verwerking van gegevens wordt er altijd gezorgd voor een passend beschermingsniveau.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan dat nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren.

Trainingsdata bewaren wij zolang expliciet is afgesproken. Anders geldt dat dit niet wordt bewaard. Audiovisuele data bewaren wij zolang dit nodig is voor de werking van het product. Liveaudio wordt alleen opgeslagen in werkgeheugen (RAM). Voor verwerking achteraf, het genereren van een transcript, slaan we gegevens op totdat u zelf het bestand verwijderd of tot uiterlijk 90 dagen nadat onze zakelijke relatie met u is geëindigd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om SpraakLab en onze relatiesen medewerkers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden en werken onder andere volgens een streng security framework van ons moederbedrijf Total Specific Solutions, welke gebaseerd is op het gezaghebbende Amerikaanse NIST Cybersecurity Framework. Hierin komen zowel security als privacyvereisten terug.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren we u dan ook over de maatregelen die we hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw gegevens?

• U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
• Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
• U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
• U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.

‍

Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacy belang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen mogelijk niet altijd alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-up systemen verwijderen.

Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaarbrengt.

U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan privacy@spraaklab.nl. Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt. U krijgt binnen een maand antwoord.

U kunt ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen. Dat kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik van Cookies

SpraakLab maakt momenteel geen gebruik van cookies op de website.

Versturen van nieuwsbrieven

Wij kunnen uw e-mailadres gebruiken om u servicemails te sturen in verband met de levering van onze diensten en producten. Wij kunnen uw e-mailadres ook gebruiken om u een digitale nieuwsbrief te sturen, uiteraard alleen voor zover dat is toegestaan op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wijzigingen aan Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze Privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig onze Privacyverklaring voor mogelijke wijzigingen in ons beleid.